Resume Humas Bab 3-6

BAB 3

PENGORGANISASIAN PUBLIC RELATIONS

A. PR Sebagai Proses Manajemen

Didalam suatu organisasi , dikatakan “ Public Relations” sebagai proses manajemen secara praktis berada pada dua tingkatan yang pertama, tingkatan organisasi (organizational level); kedua tingkatan individu (individual level).

Pada tingkatan organisasi, kegiatan public relations memberikan laporan langsungkepada pimpinan puncak atau dalam istilah asing disebut “reports directly to top management”. Sementara pada tingkatan individu kegiatan public relations adalah membawa atau menjadi juru bicara manajer. ( Hal : 64)

B. Tugas Praktisi  PR

Berdasarkan pandangan tersebut adapun fungsi dari “public Relations” didalam organisasi meliputi hal yang sangat luas antara lain dapat disebutkan sbb:

1.    menumbuhkan rasa kebanggaan dan citra perusahaan yang  menguntungkan

2.    mempromosikan produk dan layanan

3.    mendeteksi masalah dan peluang

4.    memberikan pengertian akan wajah perusahaan

5.    menciptakan kerjasama dengan karyawan dan public

6.    melakukan pencegahan terhadap masalah-masalah perburuhan

7.    menumbuhkan rasa kebanggaan dan citra perusahaan yang menguntugkan

8.    menciptakan komunikasi yang harmonis dengan unit-unit organisasi

9.    menciptakan kerjasama dengan pemegang saham secara berkelanjutan

10. menciptakan kerjasama dengan pemerintah

11. menciptakan kerjasama dengan kalangan industri

12. mempersiapkan SDM perusahaan yang cakap. (Hal : 64 - 65)

Pandangan  yang lain juga menyebutkan akan peran dan fungsi praktis tugas dari seorang PR dalam organisasi atau perusahaan meliputi :

1.    mempersiapkan tamu pers

2.    menerbitkan laporan tahunan

3.    mempersiapkan wawancara pers

4.    menyusun dan merancang naskah pidato untuk pimpinan

5.    mempersiapkan presentasi bagi pimpinan puncak

6.    menerbitkan brosur atau company profile

7.    mempersiapkan jamuan makan malam. (Hal : 65)

C. Tugas Potensial PR

Dijelaskan tugas dan tanggung jawab PR dalam suatu perusahaan atau lebih dikenal dengan sebutan “ Potential public relations duties “ adalah :

1.       mencari/mendeteksi karyawan

2.       mengkoordinir hubungan dengan media cetakan dan media elektronik

3.       mengkoordinir aktivitas dengan anggota legislatif

4.       mengarang musik interaksi dengan masyarakat

5.       memanage hubungan dengan masyarakat pemodal

6.       mendukung aktivitas

7.       mengkoordinir institusi menyebaran “ brosur” kepada public

8.       mengkoordinir hubungan dengan kelompok khusus

9.       memanage iklan yang menggambarkan kelembagaan atau non produk

10.   mengkoordinir grafik dan jasa fotografis

11.   riset pendapat

12.   memanage pemberian penghargaan

13.   megkoordinir kegiatan special event

14.   manajemen konseling (Hal : 66)

D. Perencanaan PR

Perencanaan PR itu penting suatu perusahaan atau institusi, karena memilliki tiga fungsi :

1.    menjelaskan  kepada publik akan kepentingan lembaga

2.    menyampaikan kepada manager tentang sikap publik

3.    melakukan konseling dan memediasi terhadap kebijakan yang telah dikembangkan, ditetapkan, dan dilaksanakan. (Hal : 67)

Tahapan-tahapan perancanaan PR (Planing for Public Relations) meliputi langkah-langkah sebagai berikut :

1.         Tahap I : Lingkungan (Environment)

2.         Tahap II : Sasaran Bisnis (Bussines Objective)

3.         Tahap III : Sasaran dan Strategi PR

4.         Tahap IV : Struktur PR (Hal : 68 )

E. Pengukuran Sasaran PR

Seitel menjelaskan ada beberapa cara untuk mengukur  akan sukses atau tidaknya suatu kegiatan PR. Pengukuran tersebut biasa dilakukan dengan empat jenis riset (Four common types of research) :

1.       pemantauan lingkungan

2.       audit public relations

3.       komunikasi Audit

4.       pelaksanaan manajemen berdasarkan sasaran (Hal : 69 )

F. pengorganisasian PR

Harrold Koontz dan Heinch Weichrich menjelaskan , struktur dan proses pengorganisasian didalam suatu lembagaatau perusahaan terdiri dari  enam langkah :

1.    menetapkan sasaran perusahaan

2.    merumuskan sasaran, kebijaksanaan dan perencanaan

3.    mengidentifikasi dan  menggolongkan aktivitas yang diperlukan

4.    mengelompokan aktivitas berdasarkan ketersediaan sumberdaya

5.    mendelegasikan wewenang kepada ketua kelompok untuk melaksanakan aktivitas

6.    mengikat kelompok secara horisontal dan vertikal melalui kewenangan dan arus informasi. (Hal : 70)

G. Bagan Organisasi Public Relations

(Hal : 72)

H. Prasayarat PR

Berdasarkan uraian yang ada, maka terdapat tiga tingkatan prasyaratt untuk menjadi PR, yaitu tingkatan supervisi, tingkatan profesional, dan manajer. Ketiga kegiatan tersebut masing-masing memiliki dasar kompetensi secara fungsional .

Tingakatan supervisi

·      Memiliki lingkup pengetahuan yang luas

·      Memiliki pengetahuan berkomunikasi

·      Memiliki pengetahuan bisnis

·      Memiliki pengetahuan tentang birokrasi

·      Memiliki pegetahuan manajemen

Tingkatan Profesional

·      Dapat berkomunikasi dengan baik

·      Memiliki kemampuan untuk memberikan nasehat

·      Dapat membimbing serta mengarahkan

·      Dapat dipercayai

Tingkatan Manajer

·      Dapat memahami sikap dan persepsi publik

·      Memahami setiap perbedaan diantara publik

·      Memiliki ideologi, namun simpatik dan mudah menyesuaikan diri

·      Berhati lapang terbuka dan mudah menerima

·      Memahami secara mendalam akan kepentingan publik

·      Memiliki gagasan/ide dan tanggung jawab

·      Memiliki kemampuan menulis baik

·      Realitis dan melindungi bawahannya

·      Dapat segera langsung mengatasi permasalahan dan memberi jalan keluar (Hal : 75)

BAB IV

KEPEMIMPINAN DALAM PUBLIC RELATIONS

A. Pengertian

Psikologi kepemimpinan merupakan gabungan dari dua istilah yaitu psikologi dan kepemimpinan. Psikologi mempunyai arti salah satu bentuk ilmu pengetahuan yang mempelajari mengenai jiwa manusia. Kepemimpinan adalah individu atau seseorang yang dapat mengerti dan mementingkan kebutuhan kelompok dalam suatu lembaga, organisasi yang dipimpinnya. (Hal : 77)

B. Kegunaan Kepemimpinan dalam Organisasi

Kegunaan pimpinan dalam suatu organisasi, pada prinsipnya dapat dijalankan melaui beberapa hal :

1.         dapat menyusunn tenaga kerja berdasarkan keahliannya menjadi suatu kelompokm kerja yang efektif

2.         mengarahkan individu sebagai anggota kelompok kepada suatu tujuan

3.         mengembangkan kerjasama antara lembaga dengan bawahan

4.         mencegah salah pengertian antara bawahan dengan perusahaan organisasi atau lemabaga. ( Hal : 77-78)

C. Tugas Kepemimpinan

Adapun tugas kepemimpinan menurut Floyd Ruch dalam bukunya “psychologi and life berdasarkan kegiatannya adalah sebagai berikut :

1.    structuring the situation, adalah salah satu bentuk dari tugas kepemimpinan untuk memberi struktur daripada situasi rumit yang dihadapi oleh kelompok

2.    controlling group behaviour, adalah salah satu bentuk kegiatan dari tugas pimpinan dalam mengawasi tingkah laku kelompok

3.    Spokesman of the group, adalah juga salah satu tugas seorang pimpinan dimana dia harus dapat merasakan dan menerangkan kepada publiknya akan kebutuhan serta harapan mereka. ( Hal : 78)

D. Syarat Kepemimpinan

Oleh karenanya dalam praktek untuk menunjang kegiatan kepemimpinan dalam suatu organisasi ataupun lembaga, maka diharapkan seorang pimpinan haruslah dapat mempunyai kelebihan dari kelompok yang dipimpinnya. Untuk itu persyaratan khusus yang dimintakan kepada pimpinan ataupun calon pimpinan antara lain mencakup syarat sebagai berikut :

1.    kecerdasan dalam menganalisa setiapp problema yang dihadapinya

2.    kematagan dalam berpikir dan bertindak dan sekaligus memiliki pandangan yang luas , tidak lekas putus asa dan dapat mengatasi emosinya

3.    motivasi, seorang pemimpin harus dapat bekerja keras dan bertanggung jawab didalam menyelenggarakan program kerja untuk kepentingan bersama ( Hal : 79-80)

E. Ciri / Karakteristik Kepemimpinan

Menurut Keith Davis  dalam bukunya “Human Relations at Work “ mengenai Ciri / Karakteristik Kepemimpinan adalah sebagai berikut :

1.    Positive Leader

Seorang pemimpin yang selalu berusaha untuk menambah kepuasan kepada anggota yang dipimpinnya.

2.    Negative Leader

Seorang pimpinan yang dengan cara-caranya dapat membangkitkan rasa takut dan tidak terjamin kepada orang-orang yang dipimpinnya sehingga muncul rasa tidak puas dikalangan bawahannya ( Hal : 80)

F. Cara dan Bentuk Kepemimpinan

Cara / Teknik Memimpin

Bentuk Kepemimpinan

1.       Cara Otoriter Pemimpin menentukan segala kegiatan kelompok secara otoriter ,dimana anggota kelompok tidak ikut diajak untuk menentukan langkah. 2.       Cara Demokratis Pemimpin di sini mengajak anggota kelompok untuk menentukan bersama tujuan kelompok serta perancangan langkah mengenai sesuatu program kerja. 3.       Cara Laissez Faire Pemimpin yang menjalankan peranannya secar pasif ,dan berperan hanya sebagai penonton saja layaknya.

1.       Autocratic Bila seorang pimpinan memusatkan kekuasaannya pada dirinya dan semua keputusan diambil bedasarkan pertimbangannya sendiri. 2.       Partisipative Adanya kepemimpinan yang bedasarkan partisipasi dari orang yang dipimpinnya. 3.       Free Rein Adanya kepemimpinan yang dalam melakukan tanggung jawabnya banyak tergantung kepada orang yang dipimpinnya. (Hal : 81)

BAB V

PROSES DAN FUNGSI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

A. Pengantar

Persoalan komunikasi yang paling menjadi perhatian adalah bagaimana komunikasi yang dilakukan bisa efektif terhadap orang lainn didalam suatu organisasi atau perusahaan.  Itu bisa berarti mencari dukungan, membina hubungan, mempengaruhi orang lain agarmau melakukan apa yang diinginkan, menetapkan keputusan, meminta anggota masyarakat untuk melakukan program dan berbagai hubungan profesional lainnya.

 Kemampuan berkomunikasi adalah pengalaman manusia (human experience) yang membedakan dengan makhluk lainnya. Kemampuan seseorang  berkomunikasi antara satu dengan yang lainnya melalui pertukaran ide merupakan langkah awal yang membedakan manusia dengan makhluk lainnya. Bahwasannya  kemampuan manusia menyimpanpemikiran dan informasi sebagai respon dari orang lain, merupakan akumulasi pengalaman dan pengaetahuan yang dapat dipercaya. (Hal : 83-84)

B. Fungsi dan Tujuan Komunikasi

Fungsi komunikasi dalam perusahaan atau organisasi adalah merubah perilaku, yang diakibatkan oleh penyampaian informasi yang produktif , untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (Hal : 84)

Dengan kata lain fungsi komunikasi cukup penting di dalam organisasi , karena bertujuan :

1.    menetapkan dan menyampaikan tujuan perusahaan

2.    mengembangkan perencanaan agar mereka berprestasi

3.    mengorganisir manusia dan sumber daya  dengan secara efisien dan efektif

4.    menyeleksi, mengembangkan serta menilai anggota organisasi

5.    memimpin, mengarahkan, memotivasi, dan menciptakan iklim yang mendukung

6.    mengawasi pelaksanaan ( Hal : 85 )

C. Proses Komunikasi

Harold Koontz selanjutnya menjelaskan, terdapat lima faktor atau kondisi yang mempengaruhi proses komunikasi dalam organisasi yaitu :

1.    pengiriman pesan (the sender)

2.    penggunaan saluran komunikasi untuk mengirim pesan

3.    penerima pesan

4.    ganguan dan umpan balik

5.    situasi dan faktor pengorganisasian pesan dalam berkomunikasi (Hal : 88)

D. Proses Komunikasi Di Dalam Organisasi

Michele Tolela Myers dan Gail E. Myers dalam buku mereka “By Communication-An Intoduction Organizational Approach “ menjelaskan mengenai arus informasi dalam organisasi dikelompokkan kepada :

1.    Arus informasi ke bawah (downward communication) dimaksudkan proses komunikasi antara seseorang yang memiliki kedudukan yang lebih tinggi dengan orang lain yang berada pada tingkatan yang lebih rendah.

2.    Arus informasi ke atas (upward communication) dimaksudkan proses komunikasi antara seseorang yang berada pada tingkat bawah menyampaikan informasi kepada seseorang yang berada pada tingkat yang lebih tinggi.

3.    Arus informasi mendatar (horizontal communication) adalah proses komunikasi diantara seseorang dengan orang lain pada tingkatan yang sama.

4.    Arus informasi diagonal (diagonal communication) (Hal : 89)

E. Jenis Komunikasi

Helen Harding menjelaskan, jenis omunikasi dalam organisasi secara praktis dapat dikelompokan pada empat hal :

1.              Komunikasi Tulisan

2.              Komunikasi Lisan

3.              Komunikasi Visual

4.              Telekomunikasi ( Hal : 89)

F. Hambatan Komunikasi

Setiap bentuk komunikais akan tidak efektif bilamana diantara individu yang menyampaikan pesan dan menerimanya (unintended receiver) menggunakan makna yang bebeda. Ada beberapa faktor yang menjadi hambatan dalam berkomunikasi :

1.    ucapan yang tidak bersahabat

2.    penggunaan bahasa yang tidak sopan

3.    bahasa tubuh

4.    latar belakang pendidikan dan budaya (Hal : 90)

G. Efektivitas Komunikasi

Wilbur Schramm pada tahun 1971 menjelaskan bahwa, komunikasi adalah salah satu proses komunikasi timbal balik tentang pertukaran lambang / isyarat untuk menginformasikan ,mengintruksikan atau membujuk agar memperoleh pengertian yang sama antara komunikator dan kontek sosial. Melalui penjelasan tersebut, dengan demikian untuk menciptakan komunikasi yang efektif didalam organisasi atau perusahaan, maka seorang PR harus juga memahami kaitan antara lingkungan sosial,konteks hubungan, dan kerangka referensi antara PR dan Publik. ( Hal : 90-91)

BAB VI

 SURAT KABAR SEBAGAI MEDIA PUBLIC RELATIONS

A. Pengantar

Surat kabar merupakan salah satu media penyebaran informasi yang bersifat tercetak, utamanya untuk publikasi media melalui siaran pers atau dikenal dengan istilah asing yang populer disebut       “ press release” .

Satu hal yang pasti dan perlu diingat, kehadiran pers sebagai salah satu pranata sosial, memiliki sifat yang melembaga. Dalam arti setiap peliputan berita, secara langsung dapat memberikan refleksi atau cerminan akan kehidupan masyarakat . karenanya peran reporter untuk meliput peristiwa dan menyajikannya menjadi berita aktual, secara potensial dapat membentuk opini khalayak. ( Hal : 93)

B. Ciri Berita

Secara teknis Brian .S Books menjelaskan suatu peristiwa (events) atau kejadian akan memiliki nilai untuk diangkat menjadi berita, bila memenuhi syarat-syarat berikut :

1.         berpengaruh ( Impact)

2.         kedekatan ( Proximity)

3.         Hangat dan aktual ( Timeliness)

4.         Terkenal ( Prominence)

5.         Hal Baru ( Novelty)

6.         Konflik (Conflict) ( Hal : 94)

C. Tepat, Jujur dan Objektif

Keterbukaan, kebebasan dan tanggung jawab pers saat ini nyaris hampir terlepas  dari konteksnya. Sebagai pranata sosia, pers cenderung tidak lagi menjaga keseimbangan informasinya, utamanya untuk membangkitkan kesadaran masyarakat. Padahal diyakini betul pers merupakan sarana yang paling ampuh  untuk membentuk pendapat publik dimasyarakat.

Pemilihan fakta dari suatu realitas politik hanya mungkin bisa disajikan dengan baik melalui tampilan berita, bilamana seseorang wartawan dapat menggunakan kerangka konsep untuk merekontruksi peristiwa dan menerjemahkan menjadi relaitas nyata pada khalayak. (Hal : 95 )

D. Teknik dan Struktur Penulisan

Tradisi penulisan berita dalam dunia jurnalistik hingga saat ini, masuh menggunakan rumusan klasik yaitu, who, what, when, where, why, who. Secara sistematis rumusanklasik tersebut dapat disingkat 5W + 1H. Secara operasional rumus 5W + 1H tersebut lazimnya diterjemahkan ke model penulisan piramisa terbalik. (Hal : 96)

GAMBAR PIRAMIDA TERBALIK (Hal : 97)

E. Teknik Wawancara

Salah satu teknik  yang lazim digunakan untuk mencari berita yang dilakukan oleh pelaksana PR dalam menghadapi seorang reporter adalah wawancara atau dalam istilah asingnya lebih populer disebut dengan interview. Dari kegiatan wawancara (prints interview) ada beberapa faktor teknis yang perlu diperhatikan  seorang PR. Berikut ini langkah-langkah teknis dalam kegiatan wawancara :

1.         lakukan kegiatan wawancara sebagai pekerjaan rumah

2.         lakukan dengan santai

3.         berbicaralah dalam konteks pribadi

4.         gunakanlah pertanyaan yang sederhana

5.         jawablah suatu pertanyaan secara langsung dan singkat

6.         jangan sombong

7.         utamakan fakta yang mendukung

8.         izinkan sumbermemberikan beberapa informasi dan segera simak

9.         hindarkan sumber agar jangan menggunakan istilah “off the record”

10.      sebutkan yang sebenarnya ( Hal : 97 )

F. Jenis Wawancara Pers

Wawancara pers merupakan suatu percakapan atau tanya jawab yang berlagsung antara wartawan dan seorang tokoh masyarakat, pimpinan atau para eksekutif dari suatu organisasi, tujuannya tidak lain untuk mendapatkan berita dan pendapat.

F. Fraser Bond mengelompokan wawancara menjadi 3  yaitu :

1.         News Interview, suatu wawancara untuk memperoleh berita

2.         Opinion Interview, yaitu percakapan yang ditujukan untuk memperoleh pandangan atau pendapat yang lahir dari peristiwa atau kejadian.

3.         Personality interview, sebuah wawancara dengan seorang tokoh, apakah seorang negarawan, politikus, seorang bintang film yang sedang menanjak namanya, seorang selebritis, tujuannya untuk  memperkenalkan tokoh yang bersangkutan. ( Hal : 98)

G. Fungsi dan Peranan Profesi jurnalistik

fungsi jurnalistik

peran jurnalistik

memberikan informasi , pendidikan, hiburan, dan kontrol sosial

·         memenuhi hak masyarakat untuk mengetahui; ·         menegakkan nilai-nilai dasar demokrasi, mendorong terwujudnya supremasi hukum, dan hak asasi manusia serta menghormati kebhinekaan; ·         mengembangkan pendapat umum berdasarkan informasi yang tepat, akurat, dan benar; ·         melakukan pengawasan, kritik,koreksi dan saran terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kepentingan umum; ·         memperjuangkan keadilan dan kebenaran. ( Hal : 99)

Sementara prasyarat profesi jurnalistik yang harus diketahui oleh seseorang reporter dalam mencari informasi pada suatu organisasi adalah :

1.         bersikap independent menghasilkan  berita yang akurat, berimbang dan tidak beritikad buruk

2.         menempuh cara-cara profesional dalam melaksanakan tugas jurnalistik

3.         menguji informasi, tidak mencampur adukan fakta dan opini yang menghakimi , menerapkan azaz praduga tak bersalah

4.         tidak bohong, fitnah, sadis dan cabul

5.         tidak menyebutkan dan menyiarkan identitas korban kejahatan susila

6.         tidak menerima suap

7.         menghargai ketentuan “ embargo” dan “ off the record “

8.         melayani hak jawab dan hak koreksi (Hal : 99 – 100)

H. Hak Jawab

Pada umumnya jika terjadi kesalahan pemberitaan atau siaran pers maka tugas pelaksana public relations-lah yang harus mendudukan persoalan secara proporsional . dalam dunia jurnalistik kesempatan untuk membantah itu diberikan dengan baik. istilahnya adalah hak jawab . dan bagi setiap wartawan yang menghargai profesinya, maka ketentuan-ketentuan dalam hal ini akan ditaatinya.

Menurut UU RI Nomor 40 Tahun 1999 Tentang Pers Pasal 1 ayat 11 menyebutkan, “ Hak jawab adalah seseorang atau sekelompok orang untuk memberikan tanggapan atau sanggahan terhadap pemberitaan berupa fakta yang merugikan nama baiknya “.

Untuk memberikan “ hak jawab”, bantahan terhadap pemberitaan atau siaran yang tidak benar dapat dilakukan dengan dua cara :

1. pertama secara tertulis dikemukakan , dan kedua mengadakan konferensi pers

2. kedua, penjelasan yang diberikan sungguh-sungguh pada materinya dan jangan sampai membuka persoalan baru, sebab bagaimanapun pers juga  memiliki kata terakhir. ( Hal : 101)

I. Standar Kompetensi PR

Standar etika dan kompetensi profesi seorang PR dalam melaksanakan tugasya. Berikut ini akan dijelaskan mengenai  kedua hal tersebut.

STANDAR ETIKA	Kompetensi Profesi
Profesional Ethics	Perilaku yang profesional didasarkan pada niat baik, merasa diawasi dan dinilai jika melawan kode perilaku. Perasaan ini dapat terwujud , karena dipaksa melalui interprestasi nyata bagi mereka yang menyimpang dari penampilan standaryang diterima.
The imperative of Trust	Hubungan publik atau pimpinan lembaga dengan PR berbedadengan hubungan mereka dengan penyedia jasa lainnya.  Perbedaan dipusatkan pada hubungan yang berlandaskan kepercayaan . sewaktu pimpinan mencari jasa profesional , mereka menempatkan dirinya –bukan hanya pikirannya- dalam suatu resiko. Begitu juga dengan publik . seringkali, mereka mempercayakan dirinya dankeinginannya kepada Anda. Karena itu , pimpinan atau publik dan Anda telah memasuki sebuah hubungan saling percaya, sehingga di haruskan untuk bertindak sebaik mungkin.
Profesional Privillege	Hak istimewa pra profesional PR berpondasi pada kepercayaan, keyakinan dan perilaku yang baik  dari publik maupun dari sesama profesional. Untuk melindungi hak masing-masing dalam posisinya di  masyarakat, para praktisi membuat kode etik dan standarisasi dalam praktek. Kode etik tersebut seringkali memiliki kekuatan hukum dan kekuasaan terhadap sanksi negara.
Social Responsibility	Para profesional PR juga harus dapat memenuhi  kewajiban moral dan tanggung jawab dalam masyarakat. (Hal : 104 )

Oleh karenanya penggunaan surat kabar sebagai salah satu media kegiatan public relations, maka secara praktis peranan PR dalam mengemban tugasanya, utamanya kepada kegiatan PR yang berpotensi melanggar hukum perlu segera diantisipasi  demi menjaga kepentingan publlik dan organisasinya.

Berdasarkan standar etika dan kompetensi profesi , maka tugas dan peran dari PR dalam organisasi ketika berhadapan dengan keberadaan surat kabar sebagai media  kegiatan PR , maka tahapan perencanaan strategi dan penyusunan program yang harus dilaksanakan secara sederhana dapat diuraikan sebagai berikut (Hal : 104 ):

Tahapan Perencanaan	Tahapan Program
1.       mendefinisikan  Problem PR	1.       Penilaian
2.       Perencanaan dan program	2.       Analisis situasi
3.       Mengambil tindakan dan Berkomunikasi	3.       implementasi program
4.       Evaluasi program	4.       Strategi ( Hal : 105 )