it's me...

it's me...

Kamis, 15 September 2011

kesekretarisan


Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya.
Kesekretariatan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.
Kedudukan dan Peran Sekretaris
Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.
Ruang Lingkup, Tugas dan Fungsi Sekretaris
Ruang Lingkup
Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.
Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.
Menyelenggarakan rapat-rapat.
Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.
B. Tugas Administratif Kesekretariatan
Memperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.
Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi
Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC).
C. Fungsi
a. Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
b. Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
c. Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan
d. Sebagai pusat dokumentasi
Kedudukan Sekretaris dalam Organisasi
a. Peran Strategis
b. Peran Teknis
c. Peran Pendukung
Kualifikasi / Syarat-syarat Sekretaris
a. Syarat Pengetahuan
b. Syarat Keterampilan
c. Syarat Kepribadian
Ruang Lingkup Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.
Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
a. Menerima tamu
b. Menerima telepon
c. Mengambil dikte dan melatinkan
d. Menyimpan surat

Tidak ada komentar:

Posting Komentar