Tugas Kehumasan 2

SUMBER : JAWA POS. SELASA, 27 SEPTEMBER 2011


ULASAN :
Menurut saya sekolah ciputra mengadakan pementasan drama yang merupakan acara tahunan sekolah tersebut dengan tujuan untuk membuat pandangan masyarakat kepada sekolah tersebut baik, dan tidak ada perbedaan antara si kaya dan si miskin atau pun perbedaan culture tiap siswa, karena pandangan masyarakat terhadap sekolah-sekolah yang memiliki sebagian besar siswanya adalah orang-orang china pasti ada perbedaan antara si kaya dengan si miskin atau culture antar siswa didalamnya. Pementasan drama tiap tahun yang diadakan oleh sekolah ciputra dapat digunakan sebagai ajang untuk promosi, bahwa mutu pendidikan mereka lebih baik dan bisa membuat acara pementasan drama tiap tahun dan melibatkan siswa-siswinya mulai dari kelas V SD sampai kelas XII SMA, dan sekaligus ajang untuk menggali kemampuan dan bakat siswa-siswanya dalam hal kesenian. selain itu pementasan drama tersebut juga untuk menjalin toleransi , rasa saling menghargai  dan komunikasi yang baik antar siswa-siswi mulai dari SD sampai SMA disekolah tersebut.

TEORI YANG MENDUKUNG  :
Berdasarkan pengertian Public Relation atau HUMAS : Suatu usaha atau kegiatan dari organisasi untuk mewujudkan hubungan yang harmonis antara suatu badan dengan publicnya, untuk memberikan kesan yang menyenangkan, sehingga akan timbul opini publik yang menguntungkan bagi kelangsungan hidup badan itu.
Public Relation atau Humas begitu penting untuk organisasi karena dengan PR, organisasi dapat membangun  dan mempertahankan :
1. Citra baik
2. Itikad baik
3. Saling pengertian
4. Saling mempercayai
5. Saling menghargai
6.Toleransi

maharany.subagio@yahoo.com

kesekretarisan

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya.
Kesekretariatan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.
Kedudukan dan Peran Sekretaris
Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.

Ruang Lingkup, Tugas dan Fungsi Sekretaris

Ruang Lingkup
Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.
Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.
Menyelenggarakan rapat-rapat.
Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.

B. Tugas Administratif Kesekretariatan

Memperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.
Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi
Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC).

C. Fungsi

a. Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
b. Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
c. Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan
d. Sebagai pusat dokumentasi

Kedudukan Sekretaris dalam Organisasi
a. Peran Strategis
b. Peran Teknis
c. Peran Pendukung

Kualifikasi / Syarat-syarat Sekretaris
a. Syarat Pengetahuan
b. Syarat Keterampilan
c. Syarat Kepribadian

Ruang Lingkup Sekretaris

Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.

Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
a. Menerima tamu
b. Menerima telepon
c. Mengambil dikte dan melatinkan
d. Menyimpan surat

how to become a professional secretary

Cara Menjadi Sekretaris Profesional
1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.


2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.


3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
4. Tahu Teknoiogi
“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.


5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.


6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.


7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.


8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.


9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting

peranan sekretaris

Peran Sekretaris
kamis, 15 september 2011
Pada waktu lampau profesi sebagai seorang sekretaris sering dianggap sebelah mata dan terkadang menghasilkan omongan miring di dalam maupun luar lingkungan kantor. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya. Benarkah itu?
Ada waktu lampau profesi sebagai seorang sekretaris sering dianggap sebelah mata dan terkadang menghasilkan omongan miring di dalam maupun luar lingkungan kantor. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya. Benarkah itu?
Selain itu profesi ini tidaklah semata digeluti oleh gender wanita, tak sedikit profesi ini dipegang pula oleh gender pria. Terlebih lagi seiring dengan semakin berkembangnya sektor usaha dibidang apapun, profesi sebagai sekretaris adalah profesi yang dapat diperhitungkan dan memiliki prospek karir yang cerah bahkan peranannya tidak lagi dapat dianggap sebelah mata. Dengan banyak bermunculannya para sekretaris pria yang biasanya memiliki pekerjaan lebih berat ketimbang wanita, jelas hal ini membuktikan bahwa menjadi sekretaris bukanlah hal yang mudah dan mempunyai peran yang sangat penting. Sehingga dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan sehingga tak heran bila terkadang pekerjaan mereka terlihat serabutan.
Masih ingat peran utama dari seorang Sekretaris? Penjabaran dibawah ini mungkin akan mengingatkan Anda.
1. Sekretaris sebagai duta.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut. Apalagi jika perusahaan Anda termasuk perusahaan besar yang telah memiliki nama ditengah masyarakat tentu Anda tidak akan mau mendapat image buruk dan ditegur pimpinan bukan?
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu. Disini sikap Anda bicara dan bahasa tubuh Anda sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda – beda.
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.
Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus
dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus
kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah. Terutama bagi sekretaris wanita inilah saat yang tepat bagi Anda untuk menunjukan ‘taste’ artistik Anda.
4. Sekretaris sebagai humas.
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja,lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain. Mengingat hal tersebut maka seorang sekretaris harus dapat bersikap profesional dan pandai memainkan peran dalam menghadapi segala situasi. (dya)